Excel表格数据乱七八糟?教你几招轻松搞定

2021-04-08 21:20:47

做过行政的小伙伴几乎都遇到这种情况,将一个excel空表发给同事,结果收上来却填写得乱七八糟。

除了后期繁重的统计分析外,改错也要浪费很多时间,怎样才能解决掉这个难题呢?

1. 数据有效性

;数据有效性可以规避掉很多前端录入不规范的问题。以;年龄为例,首先选中要处理的单元格,点击;数据&rARr;;数据工具→;数据验证,将;允许值修改为;整数,再将;最小值和;最大值分别设为;0和;100(即考虑年龄永远不会超过这两个数)。

点击确定后,该字段就会只接收0~100之间的数字,其它数值无法输入。

类似的,日期、时间、固定长度文本(如手机号录入,避免用户漏输个别数字)等,也可以利用这项功能来规范。

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设置;数据有效性

2. 善用;序列

如果要输入的内容重复率高,且比较电脑讯网(比如部门、职务等),那么就可以考虑;序列功能。

依旧先选择要处理的单元格,点击;数据→;数据工具→;数据验证。

将;允许值修改为;序列,再将默认选项依次填写到下方;来源区(以英文逗号分隔)。

经此处理后,除了能规避掉不规范的输入所带来的种种错误,还能在输入时自动生成下拉菜单,提高用户的录入体验。

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通过;序列功能,除了降低输入错误,还能生成一个小菜单

3. 预设字段格式

输入日期时,有人会习惯;2021/02/04这样的标准格式,当然更多的人会采用看上去更简单的;2-4。

想让字段看起来更整齐,只要先将单元格类型修改为;日期,然后再挑选一个日期样式。

后期无论哪种输入习惯,excel都会自动电脑讯网到预设好的样式。

除了日期格式外,我们也会利用这项功能约束金额格式,比如是否添加货币符?小数点后保留几位?便是日常中比较常见的几种做法。

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预设字段格式

4. 保护公式

如果没有为公式添加保护,要么公式被覆盖,要么被无意间篡改,进而产生很多奇怪的错误。解决方法是:Ctrl+A全选整个表格,右击;设置单元格格式→;保护,取消;锁定前面的复选框。

接下来只选中带公式的单元格,再次右击;设置单元格格式→;保护,勾选;锁定前面的复选框。

这一取一勾之间,便设好了带公式单元格的只读属性。最后点击;审阅→;保护→;保护工作表→;确定,使设置生效,后续就不用担心公式会在录入中被覆盖了。

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内置公式的单元格,可通过;锁定进行保护

5. 只能修改自己的区域

如果表格需要在多个部门间流转,就要考虑如何避免后填写的内容不会覆盖掉前面的内容,这里推荐大家使用Excel的;区域权限编辑。

该功能位于;审阅→;保护→;允许编辑区域,作用是为不同的单元格区域设置密码,从而区分不同人(或部门)的编辑权限。

使用前还是先选好一个区域,点击进入;允许编辑区域面板,为第一个部门(人)建立可编辑权限及密码。

然后点击;新建,再选择一个新的范围及密码,为第二个部门(人)建立编辑区,以此类推完成其他部门(人)的设置,最后点击左下角;保护工作表使设置生效。

这样当表格下发后,每个人就只能在自己的区域进行编辑,其他区域由于密码不对而无法编辑,从而避免了将别人信息误删除的尴尬。

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只能编辑属于自己的区域

6. 利用Wps的云表格解决

除了Excel以外,WPS的云表格功能也能实现上述目的。具体方法和Excel类似,首先选中要设置的区域,点击;协作→;区域权限。

不同之处在于,Excel是通过密码进行确权,完成后需要建表者将密码告知每一位用户。

WPS则是通过账号确权,使用者只要登录自己的账号,即可自动获取属于自己的编辑权限。

除此之外,WPS还支持多人协作,工作效率也要比Excel更高一些。

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WPS云表格中的区域权限,区别是使用账号确认权限,而非密码

7. 利用WPS云表单解决

除了云表格外,WPS还支持一项云表单功能,更加适合数据采集。

与云表格不同,云表单呈现在使用者面前的是一个单一记录。

除了无法看到其他人填写的信息外,建表者还能借助表单内置的功能模块,实现性别、手机号、日期的字段有效性管理(类似于Excel数据有效性)。

此外云表单支持;选填/;必填,也可限制填写者是否能够重复填写。

提交后的数据会被自动整理到WPS云表格中,手机与PC端同时录入,也算是它的另一大特色了。

Excel表格数据乱七八糟?教你几招轻松搞定
在线表单更适合数据采集,避免了信息泄露

Excel表格数据乱七八糟?教你几招轻松搞定
采集到的数据自动整理到表格

写在最后

表格处理中的数据有效性,已经是老生常谈了。在单机时代,我们的选择并不多,但随着云表格、云表单的加入,如今数据收集已经变得越来越容易。上述几个方法各有利弊,并不能简单地说某一个方法就是最好的。只有选择最适合的,才是最好的。好了,这就是本期要和大家分享的几个小技巧,如果感觉今天的内容对您有所帮助,就请给小编点个赞吧!

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